نرم افزار مدیریت ساختمان را چطور انتخاب کنیم؟

به‌جای اینکه بگوییم کدام بهترین است، دوازده معیاری می‌دهیم که خودتان روی هر گزینه‌ای — از جمله برجینو — اجرا کنید.

دوازده معیار

هر معیار، با پرسشی که باید بپرسید

انعطاف قاعده تقسیم هزینه

مهم‌ترین معیار. اگر ابزار نتواند فرمول مصوب مجمع شما را اجرا کند، همه امکانات دیگرش بی‌فایده است.

بپرسید: می‌توانم برای هر ردیف هزینه قاعده تقسیم متفاوت بگذارم — مساوی، متراژ، نفرات، کنتور — و ترکیبشان کنم؟

استقلال داده از شخص مدیر

مدیر ساختمان عوض می‌شود؛ ساختمان نه. ابزاری که حسابش به یک شخص بسته است، با اولین تغییر مدیر حافظه ساختمان را می‌برد.

بپرسید: با تغییر مدیر، سابقه مالی و مستندات چطور منتقل می‌شود؟ حساب به ساختمان تعلق دارد یا به شخص؟

پنل مستقل ساکن

اگر ساکن نتواند سهم و سابقه خودش را ببیند، شفافیتی ایجاد نمی‌شود و بار پاسخ‌گویی همچنان روی مدیر است.

بپرسید: ساکن دقیقاً چه چیزی می‌بیند و چه چیزی نمی‌بیند؟ آیا اطلاعات واحدهای دیگر برایش قابل دیدن است؟

پرداخت آنلاین واقعی

«ثبت پرداخت» با «دریافت پرداخت» فرق دارد. اولی فقط یک فرم است، دومی درگاه بانکی می‌خواهد.

بپرسید: درگاه بانکی متصل است؟ پول به حساب ساختمان می‌رود یا به حساب سرویس‌دهنده و بعد تسویه می‌شود؟

گزارش قابل ارائه به مجمع

در نهایت باید بتوانید یک برگه به مالکان بدهید. گزارشی که فقط روی صفحه دیده می‌شود، در مجمع به کار نمی‌آید.

بپرسید: خروجی اکسل و پی‌دی‌اف از ترازنامه دوره و گزارش بدهکاران دارد؟ می‌توانم نمونه‌اش را ببینم؟

تفکیک مالک و مستأجر

ساختمان‌های اجاره‌ای بدون این تفکیک دچار قاطی شدن بدهی‌ها می‌شوند و هر تخلیه یک اختلاف تازه می‌سازد.

بپرسید: دوره سکونت هر ساکن جدا ثبت می‌شود؟ بدهی مستأجر قبلی روی مستأجر جدید می‌افتد؟

نگهداری و تعمیرات دوره‌ای

بخش بزرگی از هزینه ساختمان از تعویق در نگهداری می‌آید. ابزاری که فقط مالی است، این نیمه را رها می‌کند.

بپرسید: می‌توانم سرویس دوره‌ای با یادآوری تعریف کنم؟ سابقه تعمیرات و هزینه هر تجهیز نگه داشته می‌شود؟

امنیت و سطح دسترسی

داده ساختمان شامل اطلاعات مالی و شماره تماس ساکنین است؛ دسترسی باید نقش‌محور باشد نه همه‌یا‌هیچ.

بپرسید: ورود چطور انجام می‌شود؟ پرسنل به اطلاعات مالی دسترسی دارند؟ پشتیبان‌گیری چطور و هر چند وقت انجام می‌شود؟

خروج داده

نشانه اعتماد به خود یک سرویس این است که رفتن از آن را سخت نکرده باشد.

بپرسید: اگر تصمیم بگیریم برویم، خروجی کامل داده‌ها را می‌گیریم؟ در چه قالبی؟

شفافیت قیمت

قیمتی که فقط با تماس تلفنی معلوم می‌شود، معمولاً به تعداد واحد و امکانات گره خورده است.

بپرسید: قیمت به تعداد واحد بستگی دارد؟ پیامک و درگاه هزینه جدا دارند؟ افزایش قیمت سالانه چطور اعلام می‌شود؟

کیفیت پشتیبانی

در عمل بیشترین تماس‌ها درباره خود نرم‌افزار نیست؛ درباره «چطور این کار ساختمانی را در نرم‌افزار انجام بدهم» است.

بپرسید: پیش از خرید یک سؤال فنی واقعی بپرسید و زمان و کیفیت پاسخ را بسنجید.

هزینه راه‌اندازی واقعی

هزینه اصلی معمولاً اشتراک نیست؛ زمانی است که برای ثبت واحدها و وارد کردن ساکنین صرف می‌شود.

بپرسید: ورود گروهی واحدها از فایل اکسل ممکن است؟ ساکن برای اولین ورود چند مرحله باید طی کند؟
نشانه‌های هشدار

پنج چیزی که باید نگرانتان کند

چک‌لیست نهایی

در دوره آزمایشی این چرخه را کامل کنید

اگر هر شش مورد بدون تماس با پشتیبانی انجام شد، ابزار برای ساختمان شما جواب می‌دهد.

پرسش‌های متداول

پرسش‌های رایج درباره انتخاب نرم افزار

بهترین نرم افزار مدیریت ساختمان کدام است؟
پاسخ واحدی وجود ندارد، چون نیاز یک آپارتمان ۶ واحدی با یک برج چندبلوکی یا یک شرکت مدیریت ساختمان کاملاً متفاوت است. به‌جای دنبال کردن رتبه‌بندی، دوازده معیار این صفحه را روی دو سه گزینه اجرا کنید؛ خروجی این کار برای ساختمان شما دقیق‌تر از هر فهرست آماده‌ای است.
هنگام انتخاب نرم افزار مدیریت ساختمان به چه چیزی بیشتر توجه کنیم؟
به دو چیز بیش از بقیه: انعطاف قاعده تقسیم هزینه، و اینکه داده با تغییر مدیر ساختمان از دست نرود. بقیه امکانات را می‌توان بعداً جبران کرد، اما نرم‌افزاری که فرمول شارژ شما را نمی‌تواند اجرا کند یا حسابش به شخص مدیر بسته است، از روز اول اشتباه است.
نرم افزار مدیریت ساختمان رایگان قابل اعتماد است؟
رایگان بودن به‌خودی‌خود مشکلی نیست؛ بسیاری از سرویس‌ها پلن پایه رایگان دارند تا ساختمان‌های کوچک هم بتوانند استفاده کنند. سؤال مهم‌تر این است که در پلن رایگان چه محدودیتی وجود دارد، داده شما چطور نگهداری می‌شود و اگر روزی خواستید بروید، خروجی داده به شما داده می‌شود یا نه.
نصبی بخریم یا ابری؟
نرم‌افزار نصبی روی یک کامپیوتر یعنی داده روی همان دستگاه است؛ با خرابی دستگاه یا تغییر مدیر عملاً از دست می‌رود و ساکنین هم دسترسی ندارند. سرویس ابری با مرورگر از هر جا قابل استفاده است و به‌روزرسانی و پشتیبان‌گیری‌اش با سرویس‌دهنده است. برای مدیریت ساختمان، ابری تقریباً همیشه انتخاب درست‌تری است.
چطور بفهمیم فروشنده واقعاً پشتیبانی می‌دهد؟
پیش از خرید یک سؤال فنی واقعی بپرسید و ببینید چند ساعت بعد پاسخ می‌گیرید و آیا پاسخ به سؤال شما مربوط است یا یک متن آماده. همین یک آزمایش، بیشتر از هر وعده‌ای در صفحه فروش اطلاعات می‌دهد.
دوره آزمایشی چقدر باید باشد و در آن چه کار کنیم؟
مهم‌تر از طول دوره، کاری است که در آن انجام می‌دهید. یک دوره کامل واقعی را اجرا کنید: چند واحد ثبت کنید، هزینه‌های یک ماه واقعی را وارد کنید، شارژ صادر کنید، یک ساکن را دعوت کنید و گزارش دوره را بگیرید. اگر این چرخه کامل شد، ابزار برای ساختمان شما جواب می‌دهد.

همین دوازده معیار را روی برجینو اجرا کنید

پلن پایه رایگان است و ۱۴ روز به همه امکانات پلن حرفه‌ای دسترسی دارید — بدون کارت بانکی.

شروع رایگان مقایسه پنج روش اداره ساختمان