آن بخشهایی از قانون که هر مدیر ساختمان در عمل با آنها سر و کار دارد: هزینههای مشترک، مجمع، اختیارات مدیر و وصول مطالبات.
پایه همه بحثهای مالی ساختمان همین تفکیک است. قسمت اختصاصی، همان واحدی است که سند مالکیت مستقل دارد و استفاده از آن در اختیار مالک است. قسمتهای مشترک، بخشهاییاند که استفاده از آنها به همه واحدها مربوط میشود و مالکیتشان مشاع است.
اهمیت عملی این تفکیک وقتی روشن میشود که هزینهای پیش بیاید: تعمیر لوله داخل یک واحد با تعمیر رایزر مشترک دو ماهیت کامل متفاوت دارند و دومی هزینه مشترک است.
قانون، تقسیم هزینههای مشترک را به نسبت مساحت قسمت اختصاصی هر واحد قاعده عمومی قرار داده و برای هزینههایی که ارتباطی به مساحت ندارند استثنا گذاشته است. در عمل، بیشتر ساختمانها با مصوبه مجمع ترکیبی از روشها را اجرا میکنند:
نکته کلیدی برای پیشگیری از اختلاف این است که روش انتخابی در صورتجلسه مجمع ثبت شود و در همه دورهها یکسان اعمال گردد. برای برآورد سریع سهم هر واحد میتوانید از ماشین حساب شارژ ساختمان استفاده کنید.
مجمع عمومی مالکان بالاترین مرجع تصمیمگیری ساختمان است. انتخاب مدیر یا هیئتمدیره، تصویب بودجه و شارژ، تعیین روش تقسیم هزینهها و تصمیم درباره تعمیرات اساسی در این مجمع انجام میشود.
برای تشکیل مجمع، قانون و آییننامه اجرایی آن ترتیب دعوت، حد نصاب رسمیت جلسه و نحوه رأیگیری را مشخص کردهاند. در عمل، بیشترین مشکل ساختمانها نه خود جلسه، بلکه دو چیز دیگر است: حاضر نشدن تعداد کافی از مالکان، و نبود مستند از تصمیمهایی که گرفته شده است.
مدیر یا هیئتمدیره توسط مجمع عمومی و برای مدت محدودی انتخاب میشوند و انتخاب مجددشان ممکن است. وظیفه اصلی مدیر، حفظ و اداره قسمتهای مشترک و اجرای مصوبات مجمع است.
این بخش بیشترین کاربرد قانون برای مدیران است. ماده ۱۰ مکرر مسیر مشخصی تعیین کرده است:
نکته عملی: شرط اثرگذاری همه این مراحل، داشتن صورت ریز قابل دفاع از بدهی است. اگر بدهی در یک فایل شخصی ثبت شده باشد و ریز محاسبهاش قابل ارائه نباشد، همانجا کار متوقف میشود. در برجینو بدهی هر واحد با دوره، ریز اقلام و سابقه پرداختها ثبت است و گزارش مالی قابل ارائه دارد.
در ساختمانهایی که واحدهای اجارهای دارند، دو پرسش همیشه تکرار میشود: شارژ را مالک بدهد یا مستأجر، و واحد خالی چه سهمی دارد.
قاعده عملی پذیرفتهشده این است که هزینههای جاری و مصرفی به استفادهکننده و هزینههای سرمایهای و نگهداری اساسی به مالک مربوط میشود. جزئیات به قرارداد اجاره و مصوبه مجمع بستگی دارد. برای واحد خالی هم هزینههای مربوط به حفظ و نگهداری ساختمان تعلق میگیرد، در حالی که هزینههای مصرفی میتواند متفاوت باشد.
در هر دو حالت، چیزی که اختلاف را حل میکند ثبت شدن وضعیت است: اینکه هر واحد در هر دوره چه کسی ساکنش بوده و سهمش از چه محاسبهای آمده. پنل ساکن و دفتر کل واحد همین نقش را دارند.
بیشتر پروندههای اختلاف در ساختمانها از کمبود قانون نمیآید، از کمبود سند میآید. سه مستند، بیشترین اثر را دارند:
هر سه مورد را میتوان بدون نرمافزار هم نگه داشت؛ فقط در عمل، وقتی مدیر عوض میشود یا اختلاف چند سال بعد مطرح میشود، نسخه کاغذی و فایل شخصی معمولاً در دسترس نیست.
برجینو دفتر مالی، سابقه بدهی هر واحد و نتیجه رأیگیریها را در یک جا نگه میدارد.
